Das Aufnahmeformular als Word-Vorlage
Eine Word-Vorlage bietet Ihnen im Vergleich zum normalen Worddokument den Vorteil, dass sich durch einen Klick auf das Dokument automatisch ein neues „Dokument 1“ öffnet. Dieses „Dokument 1“ ist eine genaue Kopie der Vorlage, sodass Sie beim Speichern nicht versehentlich Ihre Vorlage überschreiben.
Sie können Ihre Vorlage natürlich dennoch bearbeiten. Dafür müssen Sie mit einem Rechtsklick auf die Datei und „Öffnen“ auswählen. (Normalerweise wird „Neu“ gewählt und dadurch die oben erwähnte Kopie erstellt)
In der Datei gibt es Formularfelder. Um eigene Felder hinzuzufügen müssen Sie die Entwicklertools in Ihren Word Einstellungen aktivieren. Zur Anleitung vom Microsoft Office
Außerdem können Sie Ihre Vorlage mit einem Passwort schützen und nur das Ausfüllen von Formularen zulassen. Dafür klicken Sie im Menüband auf „Überprüfen“ und dann auf „Bearbeitung einschränken“. Wenn Sie nun die Datei als „Neu“ öffnen, können Sie nur noch die Kästchen ankreuzen, die Bilder einfügen und die Formularfelder ausfüllen. Gelegentlich kann es sein, dass ohne den Passwortschutz einige Funktionen deaktiviert sind oder nicht vollständig gehen, versuchen Sie das, wenn Sie Schwierigkeiten haben.
Sollten Sie ein bereits gespeichertes Dokument wieder bearbeiten wollen, weil sich Daten geändert haben geht das wie folgt:
Nach dem Speichern öffnet sich das Dokument nämlich automatisch im „Ansichtmodus“, in dem ein Dokument nur gelesen, aber nicht bearbeitet werden kann. Klicken Sie im Menüband auf „Ansicht“ und anschließend auf „Dokument bearbeiten“.
Wenn wir das Anmeldeformular für einen Kunden vollständig ausgefüllt haben gehen wir so vor:
- Ausdrucken (nicht doppelseitig)
- Die erste Seite unter den Bildern abschneiden
- Die persönlichen Daten schreddern (die haben Sie schließlich auf dem PC)
- Zusammentackern/ heften und in einen Ordner geben.
Mit wenigen Kund*innen reichen zwei Offlineordner für Männer und Frauen;
Bei vielen Kund*innen oder beispielsweise einer hohen Vielfalt der sexuellen Orientierung wären weitere Kategorien sinnvoll. Durch die Ordner können Sie Ihren Kund*innen, die offline bleiben wollen oder keinen Zugang zu Computern haben eine ähnliche Erfahrung bieten.